Confidentialitatea datelor cu caracter personal, precum si increderea dumneavoastra sunt importante pentru SC TOTEM COM SRL. Datorita acestei prioritati, corelata cu conformarea cu Regulamentul UE nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind prelucrarea si libera circulatie a datelor cu caracter personal (denumit in continuare „GDPR”), aplicabil incepand cu data de 25 mai 2018, TOTEM COM SRL, in calitate de „Operator”, prelucreaza datele dumneavoastra cu caracter personal cu buna credinta si in realizarea scopurilor specificate in prezenta politica.
Prezenta politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal („Politica”) descrie ce tipuri de date sunt prelucrate, principiile de prelucrare a datelor cu caracter personal, cum sunt acestea utilizate, care sunt optiunile dvs. in legatura cu aceste prelucrari, precum si modul in care noi vom respecta drepturile pe care le aveti in calitate de persoana vizata conform legislatiei privind protectia datelor cu caracter personal.
OPERATORUL
SC TOTEM COM SRL, persoana juridical, cu sediul social in Str. Sovata nr 62, Oradea, jud. Bihor, identificat prin CUI RO6323159, J05/3706/1994, colecteaza si prelucreaza date cu caracter personal ale persoanelor interesate de serviciile oferite de companie, precum si datele beneficiarilor directi ai acestor servicii (cursanti), in conformitate cu Regulamentul general privind protectia datelor personale 2016/679 (GDPR) si Legislatia nationala in vigoare (Legea nr. 677/2001 modificata si completata).
Datele cu caracter personal sunt informatii referitoare la o persoana fizica ce poate fi identificata direct sau indirect.
Prin prelucrare, in sensul GDPR, se intelege colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea datelor dumneavoastra cu caracter personal.
PRINCIPIILE DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
In conformitate cu prevederile GDPR, Totem Com SRL isi asuma prelucrarea datelor cu caracter personal respectand urmatoarele principii:
1. Legalitate, echitate si transparenta– datele sunt prelucrate in mod legal, echitabil si transparent fata de persoana vizata;
2. Limitari legate de scop – datele sunt colectate in scopuri determinate, explicite si legitime si nu sunt prelucrate ulterior intr-un mod incompatibil cu aceste scopuri;
3. Adecvarea datelor– datele sunt adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar in raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate;
4. Exactitate– datele sunt exacte si actualizate, iar atunci cand sunt inexacte vor fi sterse sau rectificate fara intarziere, considerand scopurile pentru care sunt prelucrate;
5. Integritate si confidentialitate– datele sunt prelucrate intr-un mod care asigura securitatea adecvata a datelor cu caracter personal, impreuna cu protejarea acestor date impotriva prelucrarii neautorizate sau ilegale si impotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorarii accidentale, prin luarea de masuri tehnice si organizatorice corespunzatoare.
A)
Nevoia de a pastra date cu caracter personal variaza in functie de tipul de date care sunt prelucrate in cadrul companiei. Unele date pot fi sterse imediat, altele trebuie sa fie stocate pana in momentul in care utilitatea viitoare a acestora nu mai este o posibilitate.
Exista cazuri in care datele cu caracter personal sunt stocate o perioada limitata de timp, termenele de stocare fiind astfel impuse de reglementarile legale aflate în vigoare, aplicabile la nivel national sau al Uniunii Europene.
In alte cazuri, termenele de stocare trebuie sa fie stabilite de catre fiecare organizatie in parte, in functie de activitatea acesteia, tinand cont de principiile de prelucrare a datelor prevazute in cadrul Regulamentului UE 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (cunoscut prin acronimul englezesc „GDPR”). Deoarece stabilirea de catre companie a termenelor de prelucrare si de retentie a datelor personale poate fi un demers oarecum subiectiv, implementarea unei Politici de retentie este importanta pentru a se asigura ca regulile implementate la nivelul companiei privind stocarea datelor sunt aplicate in mod constant in întreaga organizatie.
In orice caz, prevederile GDPR si ale Legii 190/2018 privind masuri de punere în aplicare a Regulamentului General privind Protectia Datelor, vor fi respectate de catre companie in cadrul activitatilor de stocare a datelor cu caracter personal prelucrate.
B) Stocare date
Domeniul de aplicare al prezentei Politici acopera toate datele companiei, respectiv datele stocate în sistemele informatice ale acesteia, datele furnizate de companie in mass-media, datele inchiriate sau provenite din colaborarile si parteneriatele contractuale, indiferent de locatia (sediul companiei sau punctul de lucru) in care aceste date sunt prelucrate.
Politica de stocare din cadrul totemag.ro este un instrument care ofera garantia ca cerintele GDPR, legile si reglementarile relevante din domeniul protectiei datelor cu caracter personal sunt respectate. Aceasta Politica, se refera, în principal, la principiul limitarii retinerii in timp a datelor cu caracter personal prelucrate si care presupune stocarea acestora numai pentru o perioada de timp necesara scopurilor pentru care sunt procesate aceste date. Politica de stocare (retentie) a datelor personale este destinata in primul rand ca o resursa favorabila activitatii companiei, care va aloca perioade de retentie relevante in toate domeniile de activitate si departamentele companiei, permitand desfasurarea activitatilor de eliminare/stergere a adatelor personale intr-o maniera consecventa si controlata.
C) Perioade de stocare
Perioadele de stocare a datelor cu caracter personal sunt specificate in tabelul de mai jos si se aplica pentru toate formatele de inregistrari, adica format hartie si/sau electronic, cu exceptia cazului in care se specifica altfel in prezenta Politica.
- Formulare de campanie in format electronic - 3 ani de la data completarii originalului
- Documente care atesta castiguri sau premii acordate in baza concursurilor si extragerile la sorti - 10 ani de la data incheierii acestora
- E-mail primit de la client pentru formularea unei sugestii sau sesizari - 3 ani de la data primirii acestuia in format electronic
- E-mail primit de la client pentru solicitari legate de activitatea comerciala a companiei- 3 ani de la data primirii acestuia in format electronic
- E-mail primit de la client pentru solicitari legate de activitatile de prelucrare a datelor personale in cadrul companiei - 3 ani de la data primirii acestuia, atat in format fizic cat si in format electronic
- Baza de date din cadrul Departamentului Relatii cu Clientii care include orice solicitare generala transmisa de clienti - 3 ani
- Documente care insotesc expeditia marfii din depozit catre client (dispozitie de livrare) - 5 ani
- Aviz de insotire a marfii (NIR) - 5 ani
- Contractele incheiate de companie cu Furnizori - 10 ani de la data incetarii contractului
- Contracte de parteneriat incheiate de companie pentru evenimentele comerciale de promovare organizate de companie 10 ani de la data incetarii contractului
Pentru informatii cu privire la termenele de stocare ale unor activitati de prelucrare a datelor personale in cadrul companiei, care nu se regasesc specificate in prezenta Politica, va rugam sa transmiteti solicitarile dumneavoastra pe adresa de e-mail suport@totemcom.ro sau prin accesarea celorlalte mijloace de comunicare puse la dispozitie (formular de sesizari).
D) Distrugerea datelor
Distrugerea datelor este o componenta esentiala în cadrul normelor de stocare a datelor cu caracter personal neutilizate în activitatea viitoare a companiei. Distrugerea datelor asigura utilizarea in mod eficient a datelor colectate in cadrul activitatii, ceea ce face ca gestionarea datelor si recuperarea acestora sa fie posibila si rentabila.
Cand perioada de retentie expira, compania trebuie sa distruga in mod activ datele acoperite de aceasta Politica. Daca un angajat (sau colaborator) care are acces la datele personale prelucrate considera ca anumite date nu ar trebui sa fie distruse, acesta/aceasta ar trebui sa contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protectia Datelor sau, in lipsa acestuia, a managementului direct al companiei, astfel incat sa poata sa fie luata in considerare o exceptie de la regulile instituite in prezenta Politica. Intrucat aceasta decizie are implicatii juridice pe termen lung, exceptiile vor fi facute doar de un membru sau de membrii echipei de conducere a companiei.
Compania ii indruma in mod special pe angajati (sau pe colaboratori) sa nu distruga date care incalca aceasta Politica. Distrugerea datelor pe care un angajat (sau colaborator) le poate considera daunatoare pentru companie sau distrugerea datelor in incercarea de a ascunde o incalcare a legii sau a prevederilor prezentei Politici sunt demersuri in mod explicit interzise.
E) Solicitarile de stergere a datelor
Puteti solicita stergerea datelor cu caracter personal trimitand un email pe adresa suport@totemcom.roin care trebuie sa precizati urmatoarele:
Datele dumneavoastra de contact pentru transmiterea raspunsului/punctului de vedere al companiei;
Numele dumneavoastra;
Activitatile de prelucrare prin care datele au fost colectate sau procesate (campanii de marketing, promotii, etc.);
Tipul datelor colectate sau prelucrate pe care doriti sa le stergeti;
Numarul total de inregistrari care trebuie sterse;
Termenul de raspuns la solicitarea transmisa este de 15 zile de la data transmiterii solicitarii. In masura in care, complexitatea solicitarii dumneavoastra implica necesitatea prelungirii termenului de raspuns, perioada nu va depasi 30 de zile lucratoare de la data transmiterii solicitarii. In acest sens, un reprezentant al companiei va va comunica situatia solicitarii transmise.
In masura in care solicitarea transmisa, se va solutiona dupa evaluarea acesteia in cadrul totemag.ro, cu stergerea datelor dumneavoastra, vom trimite în atentia dumneavoastra un document care reprezinta punctul de vedere al companiei cu privire la solicitarea dumneavoastra si actiunile intreprinse, prin mijlocul de comunicare agreat.
Documentul va cuprinde cel putin urmatoarele informatii:
- Scopul/scopurile pe baza pentru care datele au fost prelucrate;
- Date care au fost sterse/eliminate/distruse si activitatea de prelucrare din cadrul totemag.ro de care acestea au apartinut;
- Numarul de inregistrari eliminate.
